E-Tebligat Yazılımı Nedir?

E-tebligat yazılımı, UETS yani Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden gelen resmi tebligatların daha düzenli, merkezi ve izlenebilir şekilde yönetilmesine yardımcı olan dijital çözümdür.

Bu tür bir yazılımın temel görevi yalnızca gelen tebligatı göstermek değildir. Kurumsal ihtiyaçlar açısından bakıldığında iyi bir e-tebligat yazılımı; tebligatları takip etmeli, sınıflandırmalı, ilgili kişilere atanmasını sağlamalı, yasal süreleri yönetmeli ve işlem geçmişini kayıt altında tutmalıdır.

Özellikle kurumsal hukuk departmanları için e-tebligat yönetimi, günlük operasyonun kritik bir parçasıdır. Gelen her tebligat bir yasal süre, bir dosya, bir sorumlu kişi ve çoğu zaman bir aksiyon gerektirir. Bu nedenle yazılım seçimi yalnızca teknik bir tercih değil, aynı zamanda risk yönetimi ve yasal uyumluluk kararıdır.

Neden E-Tebligat Yazılımına İhtiyaç Duyulur?

E-tebligat sistemi dijital olsa da takip süreci çoğu kurumda hâlâ manuel ilerler. Kullanıcılar UETS hesaplarına girer, yeni tebligat olup olmadığını kontrol eder, belgeleri indirir, ilgili kişilere gönderir ve süreleri takvime işler.

Bu yöntem düşük hacimli yapılarda bir süre yönetilebilir görünür. Ancak tebligat sayısı arttıkça, UETS hesabı çoğaldıkça ve ekip genişledikçe manuel takip risk üretmeye başlar.

Kurumların e-tebligat yazılımına ihtiyaç duymasının başlıca nedenleri şunlardır:

• UETS hesaplarının her gün manuel kontrol edilmesi operasyonel yük oluşturur.
• Gelen tebligatların ilgili kişilere zamanında ulaşması gerekir.
• Yasal sürelerin yanlış hesaplanması hukuki risk doğurabilir.
• Farklı ekipler arasında sorumluluk belirsizliği yaşanabilir.
• Kim hangi tebligatı ne zaman gördü sorusuna yanıt verilmesi gerekir.
• Çoklu UETS hesabı yönetimi manuel yöntemlerle zorlaşır.

Bu sorunlar, e-tebligat yazılımını özellikle bankalar, holdingler, sigorta şirketleri, varlık yönetim şirketleri ve büyük hukuk büroları için önemli hale getirir.

En İyi E-Tebligat Yazılımı Hangi Özelliklere Sahip Olmalı?

E-tebligat yazılımı seçerken yalnızca “tebligatı gösteriyor mu?” sorusu yeterli değildir. Kurumsal yapılarda asıl ihtiyaç, e-tebligat sürecinin uçtan uca yönetilmesidir.

Bu nedenle en iyi e-tebligat yazılımını seçerken aşağıdaki kriterlere dikkat edilmelidir.

1. UETS Entegrasyonu Sunmalı

Bir e-tebligat yazılımının en temel özelliklerinden biri UETS entegrasyonu sunmasıdır. Çünkü resmi tebligatlar UETS üzerinden gelir ve sürecin ana kaynağı burasıdır.

UETS entegrasyonu sayesinde kurumlar, gelen tebligatları daha merkezi bir yapı içinde takip edebilir. Özellikle birden fazla UETS hesabı olan yapılarda bu özellik kritik hale gelir.

Tebli, birden fazla UETS hesabını tek platformdan yönetmeye yardımcı olur. Bu yapı özellikle holdingler, bankalar ve çok tüzel kişilikli kurumlar için önemlidir.

İyi bir UETS entegrasyonu şu sorulara cevap verebilmelidir:

• Kaç UETS hesabı yönetilebiliyor?
• Hesaplar tek panelden görülebiliyor mu?
• Güncel tebligatlar kolayca çekilebiliyor mu?
• Hesap bazında yetki ve sorumluluk tanımlanabiliyor mu?
• Çoklu şirket yapıları destekleniyor mu?

Eğer kurumunuzda birden fazla UETS hesabı varsa, UETS entegrasyonu olmayan veya çoklu hesap yönetimini desteklemeyen çözümler uzun vadede yeterli olmayabilir.

2. Yasal Süreleri Otomatik Hesaplamalı

E-tebligat süreçlerinde yasal süre takibi en kritik konulardan biridir. Bir tebligatın teslim tarihi ve bu tarihe bağlı sürelerin doğru hesaplanması gerekir.

Manuel süre takibi insan hatasına açıktır. Tarihin yanlış girilmesi, sürenin kişisel takvime eksik işlenmesi veya ilgili kişiye geç iletilmesi ciddi sonuçlar doğurabilir.

Bu nedenle iyi bir e-tebligat yazılımı, teslim tarihi algoritmalarıyla yasal süreleri otomatik hesaplamaya yardımcı olmalıdır.

Tebli, otomatik yasal süre hesaplama özelliği sunar. Teslim tarihi algoritmalarıyla süre takibini insan hatasından daha bağımsız hale getirmeyi hedefler.

Yasal süre takibi için yazılım seçerken şu kriterler değerlendirilmelidir:

• Teslim tarihi dikkate alınıyor mu?
• Süreler otomatik takvime işleniyor mu?
• Süre yaklaşınca ekipler bilgilendirilebiliyor mu?
• Süreler kişi, dosya veya tebligat bazında takip edilebiliyor mu?
• Süre hesaplama manuel müdahaleye ne kadar bağımlı?

Bu özellik, özellikle yüksek hacimli e-tebligat trafiği olan kurumlar için yazılım seçiminde öncelikli olmalıdır.

3. Çoklu UETS Hesap Yönetimi Sağlamalı

Kurumsal yapılarda tek bir UETS hesabı çoğu zaman yeterli değildir. Holdinglerde farklı grup şirketleri, bankalarda farklı yapılar, büyük hukuk bürolarında farklı müvekkil veya operasyon kurguları olabilir.

Her UETS hesabının ayrı ayrı kontrol edilmesi, ölçek büyüdükçe ciddi zaman kaybı yaratır. Ayrıca takip sorumluluğu dağılır ve denetim zorlaşır.

Bu nedenle en iyi e-tebligat yazılımı, çoklu UETS hesap yönetimi sunmalıdır.

Tebli, çoklu UETS hesaplarını tek platformda yönetmeye yardımcı olur. Özellikle kurumsal ölçekte çalışan ekipler için bu özellik platformun en önemli değer önerilerinden biridir.

Çoklu hesap yönetimi şu durumlarda özellikle kritiktir:

• Birden fazla tüzel kişilik varsa
• Grup şirketleri tek merkezden takip ediliyorsa
• Farklı UETS hesaplarından farklı ekipler sorumluysa
• UETS hesapları için ayrı yetkilendirme gerekiyorsa
• Her hesabın işlem geçmişi takip edilmek isteniyorsa

Bu yapı olmadığında, e-tebligat takibi kişiler arasında dağılır ve kurum genelinde standartlaşma sağlanamaz.

4. Görev Atama ve Doküman Yönetimi Sunmalı

E-tebligat yazılımı yalnızca belgeyi göstermekle kalmamalı, o belgeyle ilgili iş akışını da desteklemelidir.

Bir tebligat geldiğinde genellikle şu adımlar gerekir:

Belgenin incelenmesi, ilgili dosyayla ilişkilendirilmesi, sorumlu kişinin belirlenmesi, aksiyonun takip edilmesi ve yasal sürenin izlenmesi.

Bu nedenle görev atama ve doküman yönetimi, iyi bir e-tebligat yazılımının temel özellikleri arasında yer almalıdır.

Tebli, belge ekleme ve takım üyelerine atama özellikleri sunar. Bu sayede gelen tebligatlar ekip içinde daha görünür şekilde yönetilebilir.

Bu özellik özellikle büyük hukuk ekiplerinde önemlidir. Çünkü bir belge yalnızca geldiği anda değil, sonraki işlem sürecinde de takip edilmelidir.

5. Yapay Zekâ Destekli Sınıflandırma Yapmalı

Yoğun e-tebligat trafiği olan kurumlarda gelen belgeleri tek tek incelemek ve sınıflandırmak zaman alır. Her tebligatın konusu, işlem gereksinimi ve ilgili departmanı farklı olabilir.

Bu noktada yapay zekâ destekli sınıflandırma önemli bir avantaj sağlar.

Tebli, NLP tabanlı modelle tebligat metinlerini konu, kurum türü ve işlem gereksinimine göre sınıflandırır.

Bu özellik, hukuk ekiplerine ilk değerlendirme aşamasında zaman kazandırır. Gelen tebligatların daha hızlı anlaşılması, önceliklendirilmesi ve doğru kişiye yönlendirilmesi kolaylaşır.

Yapay zekâ destekli sınıflandırma özellikle şu durumlarda faydalıdır:

• Tebligat hacmi yüksekse
• Farklı kurum türlerinden tebligatlar geliyorsa
• Belgeler farklı ekip veya kişilere yönlendiriliyorsa
• İlk ayrıştırma süreci çok zaman alıyorsa
• Operasyonel hız ve standartlaşma isteniyorsa

Bu özellik, e-tebligat yazılımını basit bir takip aracından daha akıllı bir hukuk teknolojisi çözümüne dönüştürür.

6. Rol Bazlı Erişim Kontrolü Olmalı

Kurumsal yapılarda herkesin her belgeye erişmesi doğru değildir. E-tebligat belgeleri hassas bilgiler içerebilir ve erişim yetkilerinin dikkatle yönetilmesi gerekir.

Bu nedenle iyi bir e-tebligat yazılımı, rol bazlı erişim kontrolü sunmalıdır.

Tebli, kurum içi yetki hiyerarşisine uygun rol tabanlı erişim kontrolü sağlar. Böylece kullanıcılar yalnızca yetkili oldukları alanlara erişebilir.

Rol bazlı erişim şu nedenlerle önemlidir:

• Hassas belgelerin kontrolsüz paylaşımını önler.
• Departman ve ekip bazlı yetkilendirme sağlar.
• Kurumsal güvenlik politikalarını destekler.
• İç denetim süreçlerini güçlendirir.
• Kullanıcı sorumluluklarını netleştirir.

Özellikle banka, holding ve büyük hukuk departmanlarında bu özellik yazılım seçiminde kritik bir kriterdir.

7. SSO, LDAP ve Azure AD Entegrasyonu Desteklemeli

Kurumsal yapılarda kullanıcı yönetimi çoğu zaman merkezi kimlik sistemleriyle yapılır. Bu nedenle seçilecek e-tebligat yazılımının kurumsal kimlik yönetimiyle uyumlu olması önemlidir.

Tebli, SSO, LDAP ve Azure AD entegrasyonu sunar. Bu özellik, büyük kurumların kullanıcı yönetimini daha kontrollü ve güvenli şekilde yapmasına yardımcı olur.

Bu tür entegrasyonlar özellikle şu kurumlar için önemlidir:

• Bankalar
• Holdingler
• Büyük hukuk departmanları
• Sigorta şirketleri
• Kurumsal BT politikaları güçlü olan yapılar

Kimlik yönetimi entegrasyonları sayesinde kullanıcı ekleme, çıkarma ve yetkilendirme süreçleri daha güvenli hale gelir.

8. KVKK Uyumlu Denetim İzi Sağlamalı

E-tebligat yazılımı seçerken güvenlik ve uyumluluk en az işlevsellik kadar önemlidir. Çünkü e-tebligat belgeleri hassas ve resmi bilgiler içerebilir.

İyi bir e-tebligat yazılımı, işlem geçmişini kayıt altında tutmalı ve denetim izi sunmalıdır.

Tebli’de tüm veriler Türkiye’deki KVKK standartlarına göre şifrelenir. Platform ayrıca KVKK uyumlu denetim izi sağlar.

Denetim izi sayesinde şu soruların yanıtı alınabilir:

• Kim hangi tebligatı gördü?
• Hangi kullanıcı hangi işlemi yaptı?
• Belge ne zaman eklendi?
• Görev kime atandı?
• Süre ne zaman oluşturuldu?

Bu bilgiler özellikle iç denetim, uyum ve hukuki risk yönetimi açısından değerlidir.

9. Kurumsal Ölçeğe Uygun Olmalı

E-tebligat yazılımı seçerken yalnızca bugünkü ihtiyaçlar değil, kurumun büyüme ihtimali de düşünülmelidir.

Bugün birkaç UETS hesabı ve birkaç kullanıcıyla çalışan bir ekip, yarın daha fazla hesap, kullanıcı ve belge hacmiyle çalışabilir. Bu nedenle yazılımın ölçeklenebilir olması gerekir.

Tebli, farklı ihtiyaçlara göre Başlangıç, Standart, Profesyonel ve Kurumsal paketler sunar. Kurumsal paket; bankalar, holdingler ve varlık yönetim şirketleri gibi yüksek hacimli yapılar için sınırsız kapasite ve sınırsız kullanıcı desteğiyle özel fiyatlandırılır.

Kurumsal ölçek açısından şu sorular sorulmalıdır:

• Yazılım kullanıcı sayısı arttığında destekliyor mu?
• UETS hesabı sayısı arttığında süreç bozulmadan devam ediyor mu?
• Yüksek tebligat hacmine uygun paket var mı?
• Kurumsal entegrasyon seçenekleri mevcut mu?
• Yetki ve denetim yapısı büyüyen ekiplerde çalışıyor mu?

Bu sorular, yazılımın kısa vadeli değil, uzun vadeli değerini anlamak için önemlidir.

Sadece Arşivleme veya Hatırlatma Yeterli mi?

E-tebligat sürecinde yalnızca belge arşivlemek veya takvim hatırlatıcısı kurmak bir noktaya kadar faydalıdır. Ancak kurumsal hukuk operasyonları için genellikle yeterli değildir.

Çünkü gerçek ihtiyaç daha kapsamlıdır.

Kurumlar yalnızca “tebligat geldi mi?” sorusunun cevabını aramaz. Aynı zamanda şu sorulara da yanıt ister:

• Tebligat hangi UETS hesabına geldi?
• Hangi kişi veya ekip sorumlu?
• Yasal süre ne zaman doluyor?
• Belge hangi dosyayla ilişkili?
• Kim tebligatı gördü?
• Hangi işlem yapıldı?
• Süreç denetlenebilir mi?

Piyasadaki bazı çözümler çoğunlukla arşivleme veya takvim hatırlatma gibi sınırlı alanlara odaklanabilir. Ancak kurumsal yapılarda UETS’e entegre, yapay zekâ destekli ve uçtan uca otomasyon sunan bir çözüm daha güçlü bir ihtiyaçtır.

Tebli bu noktada kendisini yalnızca bir arşivleme aracı değil, kurumsal e-tebligat otomasyonu platformu olarak konumlandırır.

Tebli E-Tebligat Yazılımı Olarak Ne Sunar?

Tebli, Türkiye’deki e-tebligat süreçlerini uçtan uca otomatikleştiren yerli bir B2B SaaS platformudur.

Platform özellikle kurumsal hukuk ekipleri, bankalar, holdingler, sigorta şirketleri, varlık yönetim şirketleri ve büyük hukuk büroları için tasarlanmıştır.

Tebli’nin sunduğu temel özellikler şunlardır:

• UETS entegrasyonu
• Çoklu UETS hesap yönetimi
• Tek tuşla tarama
• Yapay zekâ destekli sınıflandırma
• Otomatik yasal süre hesaplama
• Doküman yönetimi
• Takım üyelerine atama
• Rol tabanlı erişim kontrolü
• SSO, LDAP ve Azure AD entegrasyonu
• KVKK uyumlu denetim izi

Bu yapı sayesinde Tebli, e-tebligat takibini kişisel kontrol listelerinden çıkarıp kurumsal bir iş akışına dönüştürür.

Tebli Paketleri ve Fiyatlandırma

Tebli farklı kullanım hacimlerine göre paketler sunar.

Başlangıç paketi bireysel kullanıcılar ve küçük ekipler için uygundur. Standart ve Profesyonel paketler daha düzenli e-tebligat trafiği olan ekipler için değerlendirilebilir. Kurumsal paket ise bankalar, holdingler ve varlık yönetim şirketleri gibi yüksek hacimli yapılar için tasarlanmıştır.

E-Tebligat Yazılımı Seçmeden Önce Sorulacak 10 Soru

Bir e-tebligat yazılımı seçmeden önce kurum içinde aşağıdaki sorular netleştirilmelidir:

1. Kaç UETS hesabı yönetiliyor?
2. Aylık ortalama kaç e-tebligat geliyor?
3. Tebligatları kim kontrol ediyor?
4. Yasal süreler nasıl hesaplanıyor?
5. Süre takibi kişisel takvimlerde mi yapılıyor?
6. Gelen tebligatlar hangi ekip üyelerine atanıyor?
7. Belgeler nerede saklanıyor?
8. Kim hangi belgeye erişebiliyor?
9. Denetim izi tutuluyor mu?
10. SSO, LDAP veya Azure AD entegrasyonu gerekiyor mu?

Bu sorulara verilen yanıtlar, kurumun basit bir takip aracına mı yoksa kurumsal bir e-tebligat otomasyonu platformuna mı ihtiyaç duyduğunu gösterir.

Tebli’ye Nasıl Başlanır?

Tebli’ye başlamak için süreç sade şekilde ilerler.

Öncelikle tebli.app/signup adresinden hesap oluşturulur. Ardından Chrome uzantısı Web Store’dan yüklenir. Son adımda UETS hesabı bağlanır ve kurulum tamamlanır.

Kurulumdan sonra kullanıcılar UETS’teki güncel tebligatları tek tuşla çekebilir, gelen belgeleri sınıflandırabilir, takım üyelerine atayabilir ve yasal süreleri takip edebilir.

Tebli ayrıca 30 gün ücretsiz deneme imkânı sunar. Deneme süresi sonunda otomatik ücret yansıtılmaz.

Sıkça Sorulan Sorular

E-tebligat yazılımı nedir?

E-tebligat yazılımı, UETS üzerinden gelen resmi tebligatların takip edilmesini, sınıflandırılmasını, ilgili kişilere atanmasını ve yasal sürelerinin yönetilmesini sağlayan dijital çözümdür.

En iyi e-tebligat yazılımı hangi özelliklere sahip olmalı?

En iyi e-tebligat yazılımı UETS entegrasyonu, çoklu hesap yönetimi, otomatik yasal süre hesaplama, görev atama, belge yönetimi, rol bazlı erişim ve denetim izi sunmalıdır.

Tebli kimler için uygundur?

Tebli; bankalar, holdingler, sigorta şirketleri, varlık yönetim şirketleri, büyük hukuk büroları, bireysel avukatlar ve küçük/orta ölçekli hukuk ekipleri için uygundur. Ancak ana değer önerisi kurumsal yapılarda daha güçlüdür.

Tebli arka planda sürekli UETS taraması yapar mı?

Hayır. Tebli, arka planda 7/24 otomatik tarama yapmaz. Kullanıcı tetiklemeli tek tuşla tarama mantığıyla çalışır.

Tebli yasal süreleri otomatik hesaplar mı?

Evet. Tebli, teslim tarihi algoritmalarıyla yasal sürelerin otomatik hesaplanmasına yardımcı olur.

Tebli UETS şifremi ister mi?

Hayır. UETS şifresi doğrudan sistemle paylaşılmaz. Bu, güvenlik ve gizlilik açısından önemli bir noktadır.

Tebli KVKK uyumlu mu?

Evet. Tebli’de tüm veriler Türkiye’deki KVKK standartlarına göre şifrelenir ve platform KVKK uyumlu denetim izi sunar.

Sonuç: E-Tebligat Yazılımı Seçerken Sadece Takibe Değil, Sürecin Tamamına Bakın

E-tebligat yazılımı seçimi, kurumlar için basit bir araç tercihi değildir. Doğru yazılım; UETS entegrasyonu, yasal süre takibi, görev atama, belge yönetimi, yetki kontrolü ve denetim izini birlikte sunmalıdır.

Manuel takip ve basit hatırlatma çözümleri düşük hacimli yapılarda bir süre yeterli olabilir. Ancak kurumsal yapılarda e-tebligat süreci daha kapsamlıdır. Çoklu UETS hesabı, yoğun belge trafiği, farklı ekipler ve yasal uyumluluk ihtiyacı daha güçlü bir platform gerektirir.

Tebli, e-tebligat süreçlerini kurumsal bir iş akışına dönüştürmek isteyen ekipler için UETS entegrasyonu, yapay zekâ destekli sınıflandırma, otomatik yasal süre hesaplama ve KVKK uyumlu denetim iziyle güçlü bir seçenek sunar.

Tebli’yi 30 gün ücretsiz deneyebilir ya da demo toplantısı ayarlayabilirsiniz:

• 🌐 Web sitesi: tebli.co
• 📅 Demo: cal.com/tebli/tebli-demo-toplantisi
• 📧 İletişim: info@tebli.co